Là những người làm Marketing, chúng ta luôn hào hứng với việc sáng tạo concept, thiết kế Key Visual hay lên kịch bản truyền thông. Thế nhưng, nhắc đến cụm từ "làm thủ tục pháp lý", nhiều người lại e ngại. Thực tế, nếu bạn đang lên kế hoạch cho một chương trình "Vòng quay may mắn", "Bốc thăm trúng ô tô" hay "Cào tem trúng vàng", việc đăng ký với cơ quan nhà nước là bước sống còn trước khi chiến dịch được phép lên sóng.
Đừng để chiến dịch tâm huyết bị đình chỉ chỉ vì thiếu một tờ giấy! Dưới đây là quy trình 5 bước chuẩn xác giúp bạn hoàn thiện thủ tục đăng ký chương trình khuyến mãi một cách mượt mà nhất.
Bước 1: Xác Định Chắc Chắn Bạn Cần "Đăng Ký" Hay Chỉ Cần "Thông Báo"
Đầu tiên, hãy phân định rõ ranh giới:
-
Thông báo khuyến mãi: Áp dụng cho các chương trình chắc chắn nhận được ưu đãi (Ví dụ: Giảm giá, tặng quà kèm, mua 1 tặng 1...). Bạn chỉ cần báo cáo trước 3 ngày, thủ tục rất nhẹ nhàng.
-
Đăng ký khuyến mãi: Bắt buộc áp dụng cho các hình thức mang tính chất may rủi (Ví dụ: Bốc thăm, quay số, cào trúng thưởng, minigame chọn số ngẫu nhiên...). Nếu rơi vào trường hợp này, bạn phải nộp hồ sơ xin phép và phải được cơ quan nhà nước duyệt mới được chạy.
Bước 2: Nộp Hồ Sơ Ở Đâu? Sở Hay Cục?
Tùy thuộc vào quy mô chiến dịch, địa chỉ tiếp nhận hồ sơ của bạn sẽ khác nhau:
-
Sở Công Thương: Nếu chương trình của bạn chỉ tổ chức trên địa bàn 01 tỉnh, thành phố (Ví dụ: Chỉ bốc thăm tại một siêu thị ở TP.HCM).
-
Cục Xúc tiến thương mại (Bộ Công Thương): Nếu chương trình diễn ra trên địa bàn từ 02 tỉnh, thành phố trở lên, hoặc tổ chức trên không gian mạng (Website, App, Sàn TMĐT) có đối tượng khách hàng trên toàn quốc.
Bước 3: Soạn Thảo Bộ Hồ Sơ "Chuẩn Không Cần Chỉnh"
Một bộ hồ sơ xin phép chương trình khuyến mãi mang tính may rủi thường bao gồm:
-
Đơn đăng ký thực hiện chương trình khuyến mại: Theo mẫu chuẩn (Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP).
-
Thể lệ chương trình khuyến mại: Đây là tài liệu quan trọng nhất mà chuyên viên sẽ soi rất kỹ. Thể lệ phải nêu rõ: Đối tượng tham gia, cơ cấu giải thưởng, cách thức tham gia, cách thức xác định trúng thưởng (bốc thăm bằng phần mềm hay bốc tay, ai chứng kiến), thời gian và địa điểm trao thưởng.
-
Mẫu bằng chứng xác định trúng thưởng: Hình ảnh thực tế hoặc bản thiết kế (mockup) của thẻ cào, phiếu bốc thăm, giao diện vòng quay trên app...
-
Bản sao giấy tờ chứng minh chất lượng giải thưởng: Nếu giải thưởng là xe máy, tivi, điện thoại... bạn cần có báo giá, hóa đơn hoặc tài liệu kỹ thuật của sản phẩm đó.
Bước 4: Nộp Hồ Sơ Và Thời Gian Chờ Đợi
Hiện nay, bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp, gửi qua đường bưu điện hoặc tiện lợi nhất là nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
-
Thời gian xử lý: Theo luật định, trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý sẽ trả lời bằng văn bản (Đồng ý hoặc Từ chối có nêu rõ lý do).
-
Lưu ý: Bạn nên trừ hao nộp hồ sơ trước ngày khởi chạy chiến dịch ít nhất 10 - 14 ngày để có thời gian chỉnh sửa lại Thể lệ nếu bị chuyên viên yêu cầu bổ sung.
Bước 5: Hậu Chiến Dịch - Báo Cáo Kết Quả Và Nộp Ngân Sách (Cực Kỳ Quan Trọng)
Nhiều doanh nghiệp đinh ninh phát xong giải thưởng là xong nhiệm vụ. Đây là sai lầm chết người dẫn đến bị phạt nặng!
-
Trong vòng 45 ngày kể từ ngày hết hạn trao thưởng, bạn bắt buộc phải làm văn bản Báo cáo kết quả thực hiện chương trình khuyến mại gửi cho cơ quan đã cấp phép ban đầu.
-
Quy tắc 50%: Đối với các giải thưởng không có người trúng (ví dụ khách cào trúng xe nhưng không đến nhận, hoặc không ai bốc trúng giải đặc biệt), doanh nghiệp không được phép giữ lại số tiền đó. Bạn bắt buộc phải nộp 50% giá trị giải thưởng đã công bố vào Ngân sách Nhà nước.
Quy trình đăng ký chương trình khuyến mãi nghe có vẻ cồng kềnh với nhiều giấy tờ hành chính, nhưng khi bạn đã nắm rõ đường đi nước bước, nó sẽ trở thành một quy trình lặp đi lặp lại rất trơn tru. Sự chuẩn bị kỹ càng ở khâu pháp lý chính là lớp bảo hiểm vững chắc nhất để phòng Marketing tự tin tung các đòn bẩy kích số, mang lại doanh thu bùng nổ mà thương hiệu vẫn an toàn, uy tín.
